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简答题国家某部派出了调查组到某省的信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。刘某曾因此案败诉被判刑，刘某不服，曾给某省领导写过申诉信，涉及到与案情相关的重要情况。省领导在申诉信上做了批示，省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。  省信访局的档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。其中最重要的材料，省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信的记载，反复查询均无着落。无奈之下，只得派人专门驱车往A县信访办查找，但县信访办并无经手此信的相关材料。经过县信访办主任的回忆，当时他在县委工作的时候，曾经见过县委的回复材料。但是查找县委也无所获，甚至连发文登记本也没有找到。半个月过去了，因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归。  然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时，才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计5份材料12页纸及省领导的批示。但是，当这批档案材料送达后，诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。本案例中，应当在哪些环节加强文书和档案的管理？
  • 加强文书的收发管理制度的制定，机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。并完整记录文书的收发流程。不要因人的存亡而导致文书的存亡。

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