A、正式邮件的开头要称呼收件人。

B、恰当地称呼收件者，拿捏准确；若对方有职务，应按职务尊称对方，若不清楚职务，则应按通常的“**先生”、“**小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

C、邮件开头结尾最好要有问候语，一般为“好”、“您好”、“上午好”、“下午好”等。

D、邮件正文要简明扼要，行文通顺，若具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独将内容写成文件作为附件进行详细描述。

E、根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系以及邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适和反感。

F、体现尊重的原则，在有事请求处理或帮助时，要使用“请”、“烦请”、“麻烦”、“谢谢”等词汇。