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简答题日本秘书收集处理文书档案的要求是什么？
  • 一是要根据该单位工作的需要，要讲求效率，当上司需要某种材料时，能够及时准确地提供；要集中管理该单位的文书档案，以供全体人员查阅，避免文书档案成为个人所有；要规范有序地进行整理，防止丢失或损坏；要有序地排列在文件档案柜中。
    二是要科学合理地分类。永久保存的档案是原稿只有一份不可再得的，如章程、重要契约、特许证等；十年保存的文书档案是关系重大但可以再得的，如有关税务问题的文件资料、决算表等；三至五年保存的文书档案，是一般性的可以再得的文件档案材料；半年至一年保存的文书档案是到期可以毁掉的。
    三是要掌握文书归案处理的流程，要对文书资料进行选择，要进行分类；保管文书档案的重点是借出时使用者要办理有关手续，并使用指引卡，以防失散；保存文书档案的重点是确定保存期，在保存期内集中保管，充分发挥其作用。
    四是要正确使用有关用具，将文书档案有序地排列在装具中，分类贴出标签，以便利用。
    五是要掌握正确的分类方法，可以按笔划分类，按对象分类，按地区分类，按内容分类等等。
    六是要准确按规范操作，保持文书档案的整洁有序；
    七是要抓住要点，要按照法律要求和制度要求收集、整理、保管和使用档案文件材料。

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