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简答题简述档案的定义。
  • 1.档案是由文件转化而来的
    各个机关,企业事业单位,社会组织和个人在工作活动和生活中,产生了大量的文件,为了日后工作活动和生活的查考,人们便把文件保存起来,转化为档案。文件转化为档案需要具备三个条件:
    A.办理完毕的文件才能转化为档案,承办中的文件不是档案; 而文件的归档要区分对待:
    ①文件中的内容短期内可以办理完毕的,可等办理完毕后归档;
    ②文件中的内容需要长期办理的,只需将文件经过签收,传阅,研究,讨论和贯彻执行后,就算办理完毕并归档保存;
    ③不需要具体承办的文件,只要经过收发,登记,传阅等文书处理程序就算办理完毕并归档保存。
    B.对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存起来;办理完毕的文件不需全部归档的原因:
    ①工作和生活中产生的文件是大量的,若全部作为档案保存起来,档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作;
    ②保存档案的目的是为了日后的参考利用,若将没有价值的文件归档保存,会造成档案资源管理的浪费。
    C. 按照一定规律保存起来的文件,才能最后转化为档案。文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的,文件之间的排列没有规律性,彼此孤立,不能完整反映事情的来龙去脉,因此,文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。使其具有内在联系地排列起来,这是档案优于文件的特点之一。
    2.档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的
    A. 档案的形成者广泛:官方性质的有国家机关,国有企业事业单位等;半官方或非官方性质的有各种群众团体,私有企业等;个人。
    B. 档案内容广泛:由于档案形成者分布在不同领域,部门和地区,因此形成的档案涉及政治,经济,军事,文化,教育,卫生,司法,外交等,既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案,既有国家机关,企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。
    3. 档案的类型是多种多样
    A. 载体:骨甲,金石,竹木,缣帛,纸张,胶片,磁带,光盘等;
    B. 记录方式:手写,雕刻,印刷,摄影,录制等;
    C. 文种:古代有诏,诰,题本,摺片;近代有令,布告,咨,呈;现代有计划,报告,会议记录,通知,通报,批复,指示等;
    D. 文件内容:文书档案,科技档案,专门档案。专门档案又分人事档案,诉讼档案,艺术档案,会计档案,人口普查档案等;
    E. 档案形成机关的级别:中央机关档案,省,市,县级机关档案。
    4.档案是人们社会活动的原始记录,这是档案的本质属性档案是人们在社会活动中无意识地形成的,是人们在处理日常事务中形成的副产品。不是为了保存而专门编写的,也不是为了某种目的而临时编写。因此档案具有很强的原始记录性和客观性,原始记录人们社会活动的真实历史面貌。人们也把档案称为历史的真迹。原始记录性是档案区别图书,情报等其他文献资料的本质特征。
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