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简答题论述会议的准备工作。
  • 会前准备是开好会议的先决条件。会议准备工作主要包括以下几个环节：
    （1）制定会议预案。会议预案，就是会议的筹备方案。它一般包括以下内容：会议名称、主题、时间和地点；会议规模；参加人员；会议日程和议程；会议的组织领导；会议的活动安排；会议的经费预算；与会人员的食宿安排，等等。
    （2）组建会议机构。会议机构一般由秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。
    （3）发送会议通知。会议召开之前，一般都要发送会议通知，会议通知的内容包括：会议名称、主题、会期、参加人员范围；报到时间与地点；开会时间与地点；接站及行车路线；需携带的材料及其他要求。
    （4）准备会议文件。规模较大、内容重要的会议，须提前准备会议文件。会议文件主要包括开幕词、闭幕词、工作报告、交流材料、领导讲话、会议须知等。
    （5）布置会场。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。
    （6）人员编组。编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。编组的目的是方便分组讨论和会间活动。编组的方法有按地区编组，按行业编组，按职务、职称层次编组等。
    （7）制作会议证件。会议证件是与会人员出入会场的各种凭证性标志。会议证件的种类有：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证等。
    （8）安排食宿和车辆。会前的重要准备工作之一，就是安排食宿和车辆，它包括预订房间、落实预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。
    （9）会前检查。会议正式召开之前，要对各项工作进行全面、认真、细致的检查，以保证会议的顺利召开，做到万无一失。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等。
    （10）接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要组织接站。
    接站应注意：弄清接站时间和地点；记住来人姓名，并确定接应方法；要准备一旦晚点的接应措施。对所有参加会议的人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份。同时要分发文件、证件、餐券等。

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