A、及时回复重要的邮件，重要邮件理想的回复时间是2小时内，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

B、若需处理的事情复杂，无法及时确切回复，应该及时的回复“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”等信息，让发件人了解事情已进入处理流程。

C、对需要信息确认的邮件，若实际信息与发件人需要确认的一致，收件人要回复邮件表示作出确认，避免让发件人迟迟得不到结果。

D、回复要具有针对性，当回件答复问题的时候，把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，做到一一对应。

E、不要就同一问题多次回复讨论，若收发双方就同一问题的交流回复超过3次，出现交流不畅时，应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

F、区分单独回复和回复全体。