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简答题西部某自治区团委发来电传：兹定××书记带领36人来南京雨花台烈士陵园于5月4日进行参观教育活动，5月3日下午5点火车到达南京，请接待。1．根据以上电传，你能圆满完成接待任务吗？2．请谈一下你的接待安排思路。
  • 西部某自治区团委组织人员来南京进行参观教育活动，我作为南京的接待人员，会积极联系各个方面，妥善安排来访人员，全力配合来访人员的活动，协调好工作，以保证参观教育活动的顺利进行。但根据以上电传，我还不能确定接待任务能否按预期完成，我必须首先解决以下问题。第一，来访人员基本情况，确定所需房间数量。第二，确定5月3日能否预定到所需房间。第三，5月4日南京雨花台烈士陵园是否开放，组团参观教育活动是否需要提前预定。如果以上问题都能解决，我会圆满完成任务；如遇难以解决的问题，我会尽快和对方联系沟通，说明情况，协调解决。
    第一步，制定接待方案。（1）致电对方，确定来访人员具体情况。确定名单和性别，以确定所需房间数量和接待用车、就餐地点。（2）制作资金预算，将书面方案交领导审批，根据领导指示进一步完善。
    第二步，接待工作准备阶段。（1）落实资金。（2）预定宾馆。根据所需房间数量预定，尽量安排在参观点附近或者交通方便的地方。（3）预定车辆。保障工作所需。（4）根据前来人数和饮食习惯，预定好就餐点。（5）和南京雨花台烈士陵园联系参观教育活动事宜，包括确定时间和参观人数。（6）预定好回程车票。
    第三步，接待阶段。（1）提前到车站接人，安置好来访人员，安排就餐等其他活动。（2）安排协调好参观学习活动，确保工作顺利开展，并确保人员安全。（3）欢送来访人员，做好收尾工作。第四步，总结。将工作进行总结，向领导汇报，并积极总结经验，提高自身能力。

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